מדוע כדאי להעביר את המשרד למערכת טלפוניה בענן
הקדמה הדיגיטלית והטכנולוגית מובילה עסקים וארגונים לצומת דרכים- בכל הנוגע למערכות הארגון ושדרוגן. מעבר למערכות טלפוניה חדישות מביאות עימן ייעול תהליכי עבודה, גמישות ויכולת הסתגלות לשינויים, יאפשרו לעבוד מכל מקום ובכל עת וכן לגדול ולהתפתח עם צמיחתו של העסק. בייחוד עסקים בהם פועל מוקד טלפוני ומערכת הטלפוניה הינה כלי עבודה עולה הצורך בהישענות על מערכת טלפוניה חכמה ומתקדמת.
מערכות המבוססות מחשוב ענן, הן הדור הבא למרכזיות הטלפוניות ובשנים האחרונות אנו רואים מגמת עליה של עסקים העוברים למערכת טלפוניה מתקדמת על ענן – מדובר במרכזיה מבוססת אינטרנט כאשר אין שרתים פיזיים הממוקמים במשרד אלא הם פרוסים ברחבי הגלובוס. הדבר מאפשר חיסכון במקום, בזמן, בעלויות מאפשר גמישות ורציפות עסקית ויתרונות רבים אותם נסקור בהמשך המאמר.
ייעול שיחות בעזרת כלים דיגיטליים
אחד מהיתרונות הגדולים ביותר של מרכזית IP בענן הוא איחוד המערכות הדיגיטליות וסנכרון המידע במקום אחד יחד עם מערכת הטלפוניה. עובדים רבים יעידו על בזבוז הזמן המוחלט אשר מתרחש כאשר מערכת הטלפוניה מנותקת מכלים טכנולוגיים אחרים המצליבים את פרטי המתקשר לכרטיס הלקוח בו כל המידע הנדרש לביצוע זיהוי ,שם טלפון מייל ועוד, לצד היסטורית ההתקשרות שלו. אינטגרציה בין מערכות הארגון CRM ו- ERP אל המרכזיה בענן מאפשרת את כל זאת וגם מקפיצה את כרטיס הלקוח טרם השיחה נענתה בצד השני של הקו. בנוסף, הטמעת מערכת IVR למענה וניתוב הלקוח בתחילת השיחה תסייע לחוויית לקוח ידידותית ומשופרת.
ייעול השיחות באופן זה יעלה בהתאם גם את פרודוקטיביות העובדים מחד ומאידך את שביעות רצון הלקוחות, אשר ייחסך מהם זמן המתנה מיותר. חשוב לציין, כי לאיחוד הכלים הדיגיטליים והתממשקות המערכות בארגון ישנה השפעה כלכלית חיובית לטווח הארוך, הרי זמן שווה כסף.
שדרגו בקלות
שדרוג מערכת טלפוניה בענן הינו הליך קל ומיידי, בהשוואה לשדרוג מערכת טלפוניה רגילה וזאת מכמה סיבות: מערכת טלפוניה רגילה ממוקמת פיזית במשרד וישנה תלות באנשי תחזוקה חיצוניים, לצד מקום פיזי להגדלת השרתים הקיימים. סיבה נוספת היא צורך בתוספת חומרה, שעות אנשי IT לטיפול ועוד גורמים המלווים בעלויות שדרוג שהן ממילא מאוד יקרות. לאור זאת, בעבר בעלי עסקים רבים נטו לדחות את שדרוג מערכת הטלפוניה, דבר שכמובן אינו רצוי שכן עסק שאינו מתקדם טכנולוגית עלול להישאר מאחור.
אין מגבלה למיקום גיאוגרפי
מערכת טלפוניה שאינה בענן היא על פי רוב מוגבלת גיאוגרפית למקום או לאזור מסוים, ואין אפשרות לגמישות או רציפות תעסוקתית. בעולם הגלובאלי של היום, עסקים בוחרים להקים משרדים באזורים שונים בארץ ובעולם, ולשלב עבודה היברדית מהמשרד ומהבית. לא משנה היכן המשרדים של העסק ממוקמים- עם חיבור מערכת הטלפוניה המרכזית לענן בצורה יעילה, קלה לתפעול ונוחה הן מצד העובדים והן מצד הלקוחות כל המגבלות הגיאוגרפיות מתייתרות כיוון שהחיבור אינו פיזי. כך למעשה, העסק יכול להתפרס, לגדול ולהתרחב ועדיין ניתן יהיה לחבר את מערכת הטלפוניה בקלות ובמהירות. פתרון כזה מתאים במיוחד לעסקים הפונים לקהל לקוחות רחב, גם מחוץ למדינה, כמו חברות הייטק, לעסקים בצמיחה וכד'.
העסק גדל – המרכזיה גדלה
יתרון נוסף של מערכת טלפוניה בענן הוא שניתן לבצע שינויים במערכת אד הוק- בין היתר להוסיף או להוריד קווים, בהתאם לשינויים הדינמיים בעסק. עסקים הנמצאים במגמת צמיחה ופיתוח מעוניינים במערכת טלפוניה שלא תגביל אותם, אלא לגמרי ההיפך. מערכת טלפוניה בענן מתאימה לא רק לעסקים המעוניינים להתרחב, אלא גם לעסקים הקולטים עובדים חדשים על בסיס קבוע. עסקים כאלה נדרשים להכשיר את העובדים, בין היתר גם בכל הנוגע למערכת הטלפוניה. הכשרת העובדים לתפעול מערכת טלפוניה בענן היא קלה יחסית ופחות מורכבת ממערכות אחרות, כך שמדובר ללא ספק ביתרון נוסף עבור העסק.
כל מה שצריך זו תשתית אינטרנט
מערכת טלפוניה בענן לא מצריכה כמעט שום תשתית אחרת, מלבד תשתית. המאפיין הזה הופך את מערכת הטלפוניה בענן לנגישה עבור כל סוגי העסקים כמעט וכאמור, לא משנה מה גודל העסק, אפיונו או מיקומו. מערכת שאינה מבוססת ענן היא מורכבת יותר מבחינת תיקונים ותקלות, שכן קל יחסית לתקן תקלות המבוססות על תקשורת וירטואלית מאשר תקלות מסוימות בתקשורת שאינה וירטואלית. בנוסף מערכת מושתת אינטרנט נמצאת תחת עדכוני גרסה מתמידים ואינה נשארת מאחור הן מבחינת חומרה והן מבחינת אבטחה.
גמישות תעסוקתית
אם כל היתרונות שהזכרנו לא מספיקים לכם, חשוב לנו להדגיש עוד יתרון אחד משמעותי, והוא היכולת לאפשר לעובדים שלכם לעבוד מהבית או מכל מקום אחר. מרכזיה בענן מאפשרת לעבוד מהבית מבית הקפה מהחופשה ומכל מקום בעולם ללא הגבלה גיאוגרפית כל עוד יש אינטרנט זמין. כזכור, תקופת הקורונה היוותה דוגמא לטלטלה רצינית בעולם העסקים, בה בעלי חברות וארגונים נאלצו להסתגל לשינויים במהירות רבה על מנת להצליח לשרוד בתנאים החדשים. חלק מהתנאים הללו חייבו עבודה מהבית ומעבר חד לפעילות המבוססת על ערוצים דיגיטליים. ארגונים שעבדו עם מרכזיה בענן הצליחו לייצר מעבר חלק של העובדים לעבודה רציפה מהבית בזכות יכולות המערכת.
חשוב לציין שעסקים של היום חייבים לקחת בחשבון תנודות ושינויים המתרחשים בקצב מהיר, עם וללא קורונה, והמעבר למערכות טכנולוגיות יותר ומתקדמות יותר הוא צעד המעניק לעסק יתרונות רבים על פני המתחרים.
