תקופת הקורונה אילצה אותנו להתמודד עם הרבה מאוד אתגרים ולמצוא פתרונות תקשורת וטכנולוגיה גמישים וחכמים תוך זמן קצר על מנת להצליח לשמור על שגרה ורציפות עסקית עד כמה שאפשר.
אחד האתגרים הבולטים היה התמודדות עם הימנעות ממפגשים חברתיים והצורך להצליח לשמור על תפקודו של עסק גם כשכל אחד מהעובדים נמצא בביתו. למרות שהדבר היה הלם, לאחר זמן הסתגלות עסקים רבים ראו שהשד לא נורא כל כך ושבעזרת מערכות תקשורת וטלפוניה בענן,מערכות מחשוב, ואפליקציות המשלבות כלים חכמים אפשר ליהנות מיתרונות רבים, והמצב הפך להזדמנות עסקית עבור רבים.
האפשרות לעבוד מהמשרד, מהבית, או מכל מקום אחר יצרה גמישות תעסוקתית והביאה רווחה לעובדים ולמעסיקים. כיום כששיא המגיפה מאחורינו ואנו מבינים ששוק העבודה מאמץ את הגישה ההיברידית נבדוק במאמר זה איך ניתן לעבוד מהבית ללא כל מאמץ, באופן יעיל ופרודוקטיבי.
עבודה היברידית- ליהנות מכל העולמות
לעבודה מהמשרד והן לעבודה מהבית ישנם יתרונות. לכן, יותר ויותר חברות בוחרות בעבודה היברידית- שילוב של מספר ימי עבודה מהמשרד עם מספר ימי עבוה מהבית. לעבודה מהבית יתרון ברור בכך שהעובד יכול לשלב את חיי העבודה עם חיי הבית ולהיות מעורב יותר בחיי המשפחה. הוא נמצא במקום שנותן לו הרבה ביטחון- הבית, אך גם יכול לעבוד ממקומות אחרים בהם הוא נמצא ללא מגבלת זמן או מיקום גיאוגרפי. הגמישות היא ללא ספק יתרון גדול ועובדים מחפשים אותה לאחר עידן הקורונה ועם הצורך לשלב את חיי המשפחה. בנוסף, עבודה מהבית חוסכת זמן ואנרגיות הקשורים בהגעה אל מקום העבודה ובחזרה כך שנותר יותר זמן עבודה נטו, כאשר אין עמידה בפקקים נחסך זמן המתנה לתחבורה ציבורית ועוד.
כדי לממש את מלוא הפוטנציאל של העבודה מהבית חשוב שהעובד יהיה מכוון לכך וייקח בחשבון שזהו זמן עבודה לכל דבר. חשוב להשתמש בפתרונות טכנולוגיים חכמים הקיימים בשוק ומסיעים בחיבור העובד עם המשרד ועם לקוחות בצורה קלה ומאובטחת.
לארגן את המשרד שלכם בבית
סדרו לכם פינת עבודה קבועה ושקטה בבי, עדיפות על חדר עבודה בו ניתן לסגור דלת ולייצר פרטיות. מציאת פינת עבודה קבועה תקל על הכנסת העובד לאווירת עבודה והתנתקות משגרת מטלות הבית. וודאו שבני ביתכם מודעים לעובדה שאתם בבית אך עובדים ולכן אסור להפריע לכם בעת העבודה. על העובד לעשות את הסוויץ' המחשבתי ולהיות מחויב לשעות העבודה גם אם הוא בבית ולדעת שהוא נמדד לפי מדדי תפוקה ויעדים גם כשהוא עובד מן הבית.
נתב שיחות ועוד פתרונות המאפשרים עבודה נוחה מהבית
אחרי שהתארגנתם וסידרתם את אזור העבודה שלכם בבית, הגיע תורו של מקום העבודה להתאים את המערכות ולהתקין את האמצעים הטכנולוגיים שיסייעו לעבודה קלה ויעילה מהבית. עם זאת, אלו פתרונות תקשורת חכמים לעסקים שמומלצים מאוד בלי קשר לעבודה מהבית וללא ספק יהפכו את חיי המשרד והתקשורת בין עובדים לבין עצמם או בין עובדים ללקוחות בצורה קלה הרבה יותר:
- מרכזיה בענן: פתרון תקשורת וטלפניה כולל של מרכזיה בענן הינו הכלי ראשון בחשיבותו כדי ליצור גמישות וחוסר תלות בהימצאותו של עובד או מנהל במשרד עצמו. מרכזיה בענן אינה דורשת התקנת חומרה או כל מכשור פיזי במקום כלשהו, כך שבעצם העובד יכול להתחבר למרכזיה מכל מקום שבו הוא נמצא (לא רק הבית) ובכל זמן כל עוד יש רשת אינטרנט פעילה. ניתן להוציא ולקבל שיחות מטלפוןIP , טלפון נייד, מהמחשב, מאפליקציה SoftPhone ועוד. המרכזיה כוללת מגוון רחב של פיצ'רים, אופציות ושירותים חכמים התומכים כולם בעבודה מרחוק תוך העלאת הפרודוקטיביות ומתן מענה מהיר ויעיל ללקוחות.
- ניתוב שיחות: אחד הפיצ'רים שבמרכזיה הוא נתב שיחות, מערכת IVR חכמה שיודעת לבצע אוטומציות ולשלב תסריט ניתוב שיחה על ידי הקשה על מקשי הטלפון או על ידי דיבור עם בוט בקול אנושי שיודע לבצע זיהוי קולי וזיהוי שפות ומבטאים שונים. הטמעה של מערכת ניתוב שיחות מתקדמת המשלבת בינה מלאכותית מעלה אחוזי מענה. הנתב יודע לנתב את השיחה לנציג הרלוונטי שפנוי ומסמך לטפל באופי הפניה גם אם הוא נמצא בשלוחה שלו מהבית. לא ניתן להבחין ולהבדיל אם העובד שענה לשיחתו נמצא במשרד או בכל מקום אחר, תישמע מוזיקת המתנה כפי שישמע אם השיחה תהיה עם מוקד שירות הלקוחות או עם מנהל החברה. חשוב לציין כי המספר במענה שיופיע בצג הוא מספר החברה.
- שלוחה סלולרית: Smart X שלוחה סלולרית מאפשרת לנייד של כל אחד מהעובדים להיות המרכזיה עצמה, לקבל ולהוציא שיחות ל/ מ מקום העבודה. הדבר נעשה באמצעות כרטיס SIM חכם ללא צורך להתחבר לאף אפליקציה וללא תלות באינטרנט. כך שהמשרד נמצא בכף ידף בכל מקום בו אתה נמצא. ה- Smart X משמש גם גיבוי למערכת המרכזיה בענן.
- חדרי ועידה: זוהי אופציה חשובה ביותר על מנת לשמור על עבודת צוות ותיאום בין עובדים. חדרי הועידה מאפשרים לקיים שיחות בין העובדים הנמצאים כל אחד בביתו שלו. בחברות רבות בהן מתקיימת עבודה היברידית כל אחד מהעובדים נעדר מהמשרד בימים אחרים ואין חפיפה ביניהם, כך שכמעט תמיד קיום ישיבה נעשה כשלא כל העובדים נמצאים במשרד פיזית. חדרי ועידה כאלה הם הפתרון לקיום ישיבה אחת בה כל העובדים יהיו נוכחים- בין אם מהמשרד ובין אם מהבית. הכלי מאפשר גם שילוב של טלפונים מחו"ל כך שאם זו חברה עם סניף בחו"ל גם אותם עובדים המשויכים לסניף זה יכולים להשתתף.
- מערכת הפצת הודעות: מערכת אוטומטית להפצת הודעות בצורה רחבה מאפשרת לעובדים להפיץ הודעות לכמות גדולה של לקוחות בבת אחת, ומאפשרת למנהל החברה להפיץ הודעות לעובדים גם אם אינם נוכחים במשרד. את ההודעות ניתן להפיץ בצורה קולית או כ SMS. ניתן להשתמש במערכת ככלי להעברת מסרים, עדכונים , תזכורות ודיווחים בזמן אמת.
לסיכום, עבודה מהבית אפשרית ללא כל מאמץ ויכולה להיות יעילה ופרודוקטיבית כעבודה במשרד באמצעות שילוב המערכות והכלים הטכנולוגים הקיימים בשוק. בכך תאפשרו סנכרון של כל מערכות בארגון וחיבורן לעסק ולעובדים וללקוחותיכם. כמובן שעבודה מהבית דורשת משמעת של העובדים ורצינות אך ראינו במאמר זה שהדבר בהחלט ישים ואפשרי.
