המאה ה-21 והחידושים הטכנולוגיים הרבים של השנים האחרונות חוללו שינויים אדירים בצורת העבודה של המשרדים המודרניים: המעבר לעבודה היברידית, העלייה בתחרות הגלובלית והציפיות הגוברות מצד לקוחות והעובדים מחייבים עסקים להסתגל במהירות ולהפוך ליותר ויותר מתוחכמים. המגמה הזו איננה טרנד חולף, אלא מייצגת את השאיפה לייעל תהליכים, לחסוך משאבים וליצור סביבת עבודה מחוברת, יעילה וגמישה שאיננה תלויה בזמנים או במיקומים גיאוגרפיים. איך יוצרים מרחב עבודה חכם שכזה? הנה חמש דרכים אפשריות:
זמן קריאה: 4 דקות
-
גישה למידע ומשאבים מכל מקום
טכנולוגיות הענן הן בין אבני היסוד של כל מרחב עבודה חכם, הודות לעובדה שהן מאפשרות לעובדים לגשת למסמכים ונתונים עסקיים מכל מכשיר המחובר לאינטרנט, ואף לקיים תקשורת רציפה עם עובדים אחרים, מה שמשפר משמעותית את הגמישות והיעילות.
דמיינו למשל עסק שמנהל צוותים מרוחקים בעזרת מרכזייה בענן: במקום להסתמך על תשתיות מסורבלות, כלי מתקדם שכזה מספק פתרון פשוט לניהול משאבים, אחסון ושיתוף מידע, וכן גיבוי וזמינות נתונים בכל רגע נתון, אפילו אם מתרחשות תקלות טכניות מקומיות. עובדים יכולים לנהל כך שיחות עבודה כשהם נמצאים בכל מקום בעולם, ממש כאילו הם נוכחים פיזית באותו חדר, תוך שמירה על שקיפות, המשכיות ואבטחת מידע ברמה גבוהה.
וזה עוד לא הכול: באותה מערכת ממש ניתן להטמיע גם יכולות מתקדמות כמו ניתוב שיחות חכם, זיהוי לקוחות בזמן אמת ושילוב עם מערכות ארגוניות כמו CRM ו-ERP. כך למשל מוקדי שירות יכולים לזהות שיחות נכנסות ולהפנות את הלקוחות לנציג המתאים ביותר, מה שמשפר את חוויית הלקוח וגם מגביר את היעילות התפעולית ומצמצם את זמני ההמתנה.
-
אינטגרציה שמובילה לסינרגיה
שילוב בין מערכות ארגוניות הוא המרכיב הבסיסי ביותר של סביבת עבודה חכמה. אינטגרציה בין מערכות מאפשרת זרימת נתונים חלקה, שיפור התקשורת בין מחלקות והימנעות מעיכובים מיותרים הנגרמים בגלל מעבר מידע ידני בין מערכות שונות. כאשר מערכות CRM, ERPוטלפוניה מתממשקות זו עם זו, הארגון נהנה מראייה הוליסטית של כל התהליכים הפנימיים והחיצוניים וכך הרבה יותר קל לו לראות את התמונה המלאה ולקבל על בסיסה החלטות טובות יותר.
לדוגמה, מערכת טלפוניה שמחוברת למערכת ה-CRM יכולה להציג לנציג שירות את היסטוריית הרכישות של הלקוח או תלונות קודמות שלו בזמן אמת, ובכך לאפשר טיפול מותאם ואפקטיבי יותר שמשפר את חוויית הלקוח. אינטגרציה כזו גם מפחיתה טעויות ומסייעת בזיהוי מגמות, מה שמקל על עבודתם של מקבלי ההחלטות בארגון.
-
כלים לשיפור שיתוף פעולה פנים-ארגוני
מרחב עבודה חכם לא יכול להתקיים ללא שיתוף פעולה אפקטיבי בין צוותים, ואפשר להשיג זאת בקלות בעזרת מגוון כלים טכנולוגיים המיועדים לשיפור שיתוף הפעולה בין עובדים ומחלקות. גם זה, בין היתר, הודות לעבודה על גבי ענן: ניתן לקיים שיחות וידאו, לשתף מסמכים ולעקוב אחרי משימות באופן שוטף; אפשר לבצע תכנון פגישות אוטומטי, מעקב אחרי ביצועים ושיתוף מידע בזמן אמת; וכל אלה יחד יוצרים סביבת עבודה פורה שמתפקדת כמכונה משומנת היטב. וכפי שהוזכר בסעיף הקודם, כלים כאלה יכולים להשתלב עם מערכות ניהול פרויקטים או מערכות טלפוניה, כדי להציע חוויית עבודה אינטגרטיבית ואחידה.
-
שיחות הטלפון פשוטות יותר מתמיד
שירותי VoIP (Voice over IP) הם כלי נוסף שמאפשר להפוך את המשרד למרחב עבודה חכם. שירותים אלו מציעים לעסקים פתרון טלפוניה שמבוסס על רשת האינטרנט, מה שמוזיל עלויות ומספק גמישות מרבית. כלומר, במקום להסתמך על קווי טלפון מסורתיים, VoIP מאפשר לבצע שיחות קוליות ושיחות וידאו דרך הרשת, מה שמבטיח עלות נמוכה יותר וניידות גבוהה יותר.
בין היתר, אפשר להקצות מספרי DID לחיוג ישיר פנימי (Direct Inbound Dialing) וכך לכל עובד יש מספר ישיר שחוסך לו את הצורך להמתין במערכת הניתוב הארגונית. כלומר, יישום אפקטיבי של האפשרות הזו מייעל את מערך הטלפוניה של המשרד ומייצר סביבת עבודה נוחה.
-
ניהול יעיל מרחוק
ניהול סביבת העבודה מרחוק מצריך תכנון ותשתיות מתקדמות, אבל היום זה פשוט יותר מאי פעם. העולם נעשה הרבה יותר קטן בשנים האחרונות בזכות פיתוחים טכנולוגיים, כך שעסקים רבים יכולים להתמודד בצורה חלקה למדי גם עם מה שנדמה בעבר כאתגרים עצומים, כמו מיקומים גיאוגרפיים שונים או הבדלי שעות.
למעשה, בעזרת שימוש בכלים הנכונים, לא זו בלבד שהמרחק הפיזי לא פוגע בפרודוקטיביות, אלא אפשר אפילו לשפר אותה. לדוגמה, מנהלים שנמצאים מחוץ למשרד יכולים להיעזר בכלים לניהול משמרות כדי לעקוב אחר פעילות הצוות בזמן אמת ולבצע התאמות לפי הצורך. לחלופין, עובדים שנמצאים בבית או בחו"ל יכולים להסתייע במגוון כלים וטכנולוגיות לעבודה טלפונית יעילה.
סיכום
הפיכת המשרד למרחב עבודה חכם ומקושר הוא צורך עסקי ממשי, ולשם כך נדרש שילוב בין טכנולוגיות מתקדמות, תשתיות גמישות וניהול מושכל. הודות לפיתוחים טכנולוגיים מתקדמים כמו מערכות ענן, מרכזיות חכמות, אינטגרציות מתקדמות וכדומה, ניתן ליצור סביבת עבודה מודרנית שמקדמת פרודוקטיביות, חוסכת בעלויות ומשפרת את חוויית הלקוח.
פתרונות התקשורת שמציעה חברת אומניטלקום פותחו על בסיס ניסיון עשיר בעבודה עם עשרות לקוחות בישראל ובחו"ל, ומתאימים לעסקים בכל גודל. אומניטלקום גאה באפשרות להתאים כל פתרון תקשורת לצרכים של כל ארגון, קטן כגדול, במטרה להבטיח חיסכון כלכלי ויעילות מרבית, ומלווים כל הלקוח בתהליך האופטימיזציה עד השגת הביצועים הטובים ביותר.
