מרכזית טלפון לעסק קטן – המפתח להצלחה עבור כל עסק בצמיחה

זמן קריאה: 4 דקות

עבור עסק קטן צמד המילים 'מרכזית טלפון' עשוי להישמע כמו משהו שמתאים לעסקים גדולים, או לפחות בינוניים. כאלה שיש להם הרבה מאוד שיחות שמצריכות הרבה מאוד אנשים וניתוב שיחות לכל מיני מקומות. הסברה הזו מונעת לעיתים מעסקים קטנים לבחון את האפשרות של הטמעת מרכזית טלפון בעסק שלהם – אלא שההיפך הוא הנכון. להלן נסקור את הדרכים בהן דווקא מרכזית טלפון לעסק קטן, כגון מרכזית VoIP, יכולה להוות יתרון תחרותי משמעותי מול עסקים אחרים, ואפילו גדולים יותר. 

חשיבות מרכזית טלפון דווקא לעסקים קטנים

המשאבים של עסקים קטנים בדרך כלל מוגבלים. אין הרבה כוח אדם, לעיתים התקציב מוגבל וקשה להטמיע את המוצרים הכי מתקדמים וחדשניים שיש בשוק. אלא שעבור הלקוחות של אותם עסקים, מה שהכי חשוב הוא תחושת הזמינות והמקצועיות של אותו עסק – ובנקודה הזו מרכזית טלפון יכולה להוות שדרוג משמעותי.

• מקצועיות ואמינות: מרכזיה מספקת לעסק קטן את היכולת ליצור מענה אחיד ומקצועי, עם אפשרות לניהול תפריטים קוליים מותאמים אישית, הודעות חירום והכוונה אוטומטית של שיחות למחלקות הנכונות. זה משדר ללקוחות מסר של רצינות, מקצועיות ויכולת ניהול גבוהה, בדיוק כזו שעשויה להיות מצופה מחברות גדולות.

• חסכון במשאבים ושיפור יעילות: במקום להעסיק מספר רב של עובדים שינהלו את התקשורת מול הלקוחות, מרכזיה מאפשרת לבצע את התהליך בצורה אוטומטית וחכמה בעזרת תכונות כמו ניתוב שיחות אוטומטי, ניהול תורים ותפריטים קוליים אינטראקטיביים, וכך לספק מענה יעיל יותר ללקוחות תוך חיסכון בזמן ובכסף.

• חוויית לקוח חיובית שמגבירה מכירות: עסקים קטנים מבססים את הצלחתם על נאמנות הלקוחות שלהם, ולפיכך שואפים לתת לכל לקוח תחושה שהוא מקבל את תשומת הלב המרבית. מרכזיה מסייעת בשמירה על קשר ישיר ומיידי עם הלקוחות, מבטיחה שאף שיחה לא תתפספס, וכפועל יוצא מגדילה את הסיכוי שלקוח מרוצה יבצע רכישות נוספות בעתיד.

סוגי מרכזיות טלפון מתאימות לעסקים קטנים

קיימים מספר סוגים שונים של מרכזיות טלפון שמתאימות לעסקים קטנים. העיקריים שבהם:

מרכזית IP (VoIP): מאפשרת לבצע שיחות טלפון דרך רשת האינטרנט במקום קווים פיזיים, דבר שמוזיל משמעותית את עלויות התקשורת, מאפשר גמישות מלאה, אפשרות לעבודה מרחוק ואינטגרציה קלה עם מערכות אחרות. 

מרכזית ענן (PBX): מרכזיה מתקדמת וירטואלית העושה שימוש בטכנולוגיית ענן שכוללת מערכות שונות כגון ניתוב שיחות חכם, הקלטת שיחות, ניהול תורים, שיחות ועידה, כלי ניהול למוקד טלפוני ועוד.

תכונות חיוניות של מרכזיה לעסק קטן

להלן כמה תכונות בסיסיות שיהפכו את המרכזיה של העסק הקטן לכלי עבודה אפקטיבי:

ניתוב שיחות: אפשרות להעביר שיחות בצורה אוטומטית לאדם המתאים או למחלקה המתאימה. למשל, שיחה בנושא שירות לקוחות יכולה להיות מנותבת מיד לנציג השירות המתאים, מבלי לעבור דרך מוקד מרכזי. בעזרת מערכת לניתוב שיחות ניתן לחסוך זמן ולצמצם את זמני ההמתנה ללקוחות.

תפריטים קוליים אינטראקטיביים (IVR): אפשרות עבור הלקוחות לנווט בתפריט קולי בעזרת מענה דיגיטלי. למשל, לקוחות יכולים ללחוץ "1" עבור שירות לקוחות ו-"2" עבור מחלקת מכירות. כך, כל לקוח יכול להגיע בדיוק למקום הנכון ללא צורך בהתערבות ידנית.

שיחות ועידה: כלי חשוב ביותר בימינו, במיוחד כאשר עולה צורך לתקשר עם שותפים, ספקים או עובדים מרוחקים. מרכזית טלפון מוצלחת אמורה לתמוך באפשרות לקיים שיחות מרובות משתתפים.

שירות הודעות קוליות: היכולת להקליט הודעות קוליות כשנציג אינו זמין או לאחר שעות הפעילות מאפשרת לעסק לא לפספס אף הזדמנות עסקית. כמו כן, הודעות אלו יכולות להישמר במערכת לצורך מעקב או ניתוח עתידי.

כיצד לבחור את המרכזיה המתאימה ביותר לצרכי העסק?

בחירת המרכזיה המתאימה תלויה בכמה קריטריונים שיש לשקול בהתאם לאופי העסק ולדרישותיו:

גודל העסק וכמות השיחות: מהו עומס השיחות היומי? כמה עובדים זקוקים לקווים ישירים, והאם יש צורך בניהול תורים? עסק קטן מאוד יכול להסתפק במערכת VoIP פשוטה, בעוד שעסק גדול יותר עשוי לדרוש מערכת מורכבת יותר הכוללת גם ניתוב שיחות וכיו"ב.

סוג התקשורת: אם מדובר בעסק שנשען במידה רבה על שירות לקוחות או מכירות דרך הטלפון, כדאי לבחור מרכזיה עם כלים מתקדמים כגון IVR, ניתוב שיחות חכם ושירותי הודעות קוליות, כדי לוודא שאף שיחה לא הולכת לאיבוד.

תמיכה בגדילה עתידית: אם מדובר בעסק בצמיחה, חשוב לבחור מרכזיה שניתן להרחיב בהתאם. כך לדוגמה מרכזית VoIP מאפשרת להוסיף קווים חדשים או להשתמש במרכזיה גם מרחוק, דבר שיכול להיות קריטי כאשר העסק צפוי להתפתח בעתיד.

אבטחת מידע: אם מדובר בתחום שיש בו דרישות אבטחה גבוהות, כמו בעסקים בתחום הפיננסים או הבריאות, כדאי לשקול מרכזיה עם רמות אבטחה מתקדמות, למשל כזו שמאפשרת אחסון נתונים מקומי, או לחלופין מרכזיה בענן עם יותר שכבות אבטחה.

מרכזית טלפון לעסק קטן – סיכום

מרכזית טלפון אולי נתפסת ככלי שמתאים לעסקים גדולים או בינוניים, אבל למעשה מדובר בהשקעה קריטית גם לעסק הקטן שמעוניין לשפר את יעילות התקשורת שלו, לשדר מקצועיות, ולהתמודד בהצלחה מול מתחרים גדולים.

אומניטלקום מספקת שירותי תקשורת ומרכזיות בענן לארגונים, חברות ועסקים בכל גודל, לרבות עסקים קטנים. מרכזית VoIP היא רק דוגמה אחת, שכן כל פתרונות התקשורת המוצעים על ידי החברה כוללים ממשק ניהול ידידותי ונוח, שליטה ובקרה על מערכת הטלפוניה מכל מחשב, טלפון או טאבלט, חיסכון משמעותי בעלויות הטלפוניה וניהול הרשת, הקלטת שיחות, שמירת היסטוריה, התממשקות למערכות ארגוניות קיימות כגון: ERP/ CRM ועוד.