כל מה שצריכים לדעת על כלים לניהול מרחוק

זמן קריאה: 4 דקות

בשנים האחרונות, כלים לניהול מרחוק הפכו להיות נורמה שגרתית עבור עסקים רבים: יותר ויותר ארגונים מאפשרים לעובדיהם לעבוד חלק מהזמן מהבית, מקימים Call Center במדינה אחרת או מקיימים קשרים עסקיים עם כמה אזורי זמן שונים. זאת בין היתר בזכות חידושים טכנולוגיים המאפשרים ניהול עובדים, תהליכים ופרויקטים ללא קשר למרחק גיאוגרפי. זהו שינוי עמוק ומהותי בדרך שבה ארגונים ועסקים מתפקדים, ולהלן נעמיק ונסקור את הכלים המרכזיים והטכנולוגיות שמאפשרות זאת.

פלטפורמות לשיתוף פעולה וניהול משימות מרחוק

אחת המטרות המרכזיות בניהול צוותים מרחוק היא להבטיח ששיתוף הפעולה יישאר אפקטיבי ומסודר, גם כאשר העובדים נמצאים פיזית במיקומים שונים – חלק במשרד, חלק בבית, חלק במדינות אחרות ואפילו באזורי זמן שונים. פלטפורמות לשיתוף פעולה משמשות כמערכת אחידה לניהול משימות ותקשורת פנימית בארגון. 

ארגון ומעקב אחר משימות: בזכות פלטפורמות כאלה, קל מאוד לוודא שכל עובד יודע מהן משימותיו בכל רגע נתון. בעזרתן ניתן גם ליצור משימות חדשות, לעדכן סטטוס בזמן אמת, לתעד התקדמות של פרויקטים ולעקוב אחר לוחות הזמנים, כך שהמנהלים יכולים לקבל תמונת מצב מדויקת של כל פרויקט בזמן אמת ולקבל החלטות טובות יותר.

שיתוף מידע ומסמכים: פלטפורמות שיתוף פעולה מאפשרות לחברי הצוות לשתף מסמכים בקלות ובמהירות, תוך שמירה על סנכרון מלא. בזכות העובדה שכל שינוי במסמך מתעדכן מיד וכל חבר צוות יכול לראות את הגרסה העדכנית ביותר (עם אפשרות גישה להיסטוריית העריכה, למקרה הצורך), ניתן לעבוד במקביל על אותו מסמך.

תקשורת בזמן אמת: בזכות שיחות בצ'אטים פנימיים, דיונים פתוחים במעין פורומים ויצירת קבוצות לפי נושאים, קל מאוד להחליף מידע, לבצע סיעור מוחות ולפתור בעיות בצורה מיידית. התקשורת השקופה מאפשרת חיבור מהיר בין כל הגורמים בארגון ומניעת עיכובים עקב תקשורת לקויה.

כלים מתקדמים לניהול שיחות ותקשורת צוותית במרחב הווירטואלי

בין אם מדובר בפגישות עבודה, שיחות שוטפות, או הדרכות לעובדים, על מנת לנהל מרחוק חשוב שניתן יהיה לקיים תקשורת יעילה בזמן אמת; ובזכות כלים לניהול מרחוק, זה אפשרי:

ניהול פגישות מרחוק: פגישות עבודה שמתנהלות במרחב וירטואלי יכולות להיות לא פחות יעילות מאשר פגישות פרונטליות. זאת בעזרת קיום פגישות מקוונות מרובות-משתתפים, שיתוף מסכים לשם הצגת מצגות או נתונים, וכמובן ניהול שיחות קוליות ושיחות וידאו באיכות גבוהה.

אפשרות תיעוד: בעזרת יכולות הקלטת שיחות ושמירת תיעוד כתוב, ניתן לחזור ולצפות, להאזין או לקרוא מה שהיה בעבר. כך ניתן לבצע למידה והפקת לקחים בעת הצורך, על מנת לבצע התייעלות בעתיד.

אינטגרציה עם כלי עבודה אחרים: הכלים המתקדמים ביותר לניהול תקשורת במרחב הווירטואלי משולבים בצורה חלקה עם מערכות אחרות בארגון, כמו מערכות ניהול משימות, שיתוף מסמכים או כלי דיווח. אינטגרציה זו מאפשרת לעובדים לבצע את כל העבודה שלהם בתוך מערכת אחת מרכזית, מבלי לעבור בין כלים שונים.

פתרונות אבטחה ופרטיות לעבודה מרחוק

ככל שהטכנולוגיה המאפשרת ניהול מרחוק מתקדמת, כך גוברים איומי הסייבר. יחד עם זאת, קיימים פתרונות המבטיחים את בטחון המידע של הארגון ועובדיו:

חיבור מאובטח: בעבודה מרחוק, עובדים נדרשים להתחבר לרשת הארגון בצורה מאובטחת. פתרונות מתקדמים מספקים חיבורים מוצפנים המאפשרים לעובדים לגשת למערכות הארגון בצורה בטוחה, ומונעים האזנות או גניבת מידע.

ניהול הרשאות וגישה: לא כל אדם ששייך לארגון צריך לקבל גישה לכל המידע של הארגון. כלים לניהול הרשאות מאפשרים לקבוע בדיוק מי יכול לגשת לאילו משאבים, ולוודא שהגישה למידע רגיש מוגבלת רק למי שצריך אותה.

אבטחת מכשירים אישיים: עובדים משתמשים במכשירים אישיים כדי להתחבר לארגון ולעבוד מרחוק, ויש צורך להבטיח שהמכשירים הללו מוגנים. פתרונות אבטחה למכשירים אישיים מספקים הגנה מקיפה מפני וירוסים, תוכנות זדוניות או מתקפות סייבר, תוך מתן אפשרות למנהלי הארגון לנטר את הפעילות המתבצעת במכשירים אלה.

טכנולוגיות לניטור ומדידת פרודוקטיביות בעבודה מרחוק

איך אפשר לדעת שעובד שנמצא רחוק, מחוץ לטווח הראייה של המנהל הישיר שלו, באמת עסוק בעבודה ולא מתבטל? טכנולוגיות מתקדמות מספקות למנהלים כלים למדידת תפוקה, מעקב אחר ניצול זמן, וזיהוי דפוסי עבודה בעייתיים.

מעקב אחר זמן עבודה ומשימות: כלים לניטור זמן מאפשרים לכל חברי הארגון לנהל את זמן העבודה בצורה יעילה יותר. העובדים יכולים למדוד כמה זמן הם משקיעים בכל משימה, והמנהל יכול לראות את התמונה הכללית של ביצועי הצוות. כלים אלה מספקים דוחות ברורים שמאפשרים להעריך את רמת הפרודוקטיביות.

ניתוח ביצועים ועמידה ביעדים: טכנולוגיות לניהול פרודוקטיביות מספקות כלים לניתוח ביצועים ולעמידה ביעדים. מנהלים יכולים לעקוב אחרי התקדמות הפרויקטים, לבדוק אם הצוות עומד בלוחות הזמנים שנקבעו, ולהבין אם יש צורך בשיפור או בהתאמה של תהליכים. כלים אלו עוזרים גם בהגדרת יעדים לעתיד, בתעדוף פרויקטים, תכנון לוחות זמנים והצבת רף פרודוקטיביות ברור לצוותים.

זיהוי מוקדי שיפור: כלים מתקדמים מאפשרים לנתח דפוסי עבודה ולזהות תחומים שבהם נדרשת התייעלות. באמצעות ניתוח מדויק של שימוש בכלים מסוימים, מדידת זמן המוקדש למשימות שונות וכדומה, ניתן לזהות היכן ניתן לשפר את תהליכי העבודה כדי לשפר את רמת הביצועים הכללית.

כלים לניהול מרחוק – סיכום

כלים לניהול מרחוק מספקים לעסקים אפשרות לנהל צוותים בצורה יעילה ומסונכרנת, גם כאשר חלקם עובדים מהבית או נמצאים במדינות אחרות. בעזרת פלטפורמות לניהול משימות, כלים לתקשורת צוותית, פתרונות אבטחה וניטור פרודוקטיביות, עסקים יכולים לנהל את העבודה היומיומית בצורה יעילה, מאובטחת וממוקדת. 

אומניטלקום מציעה מגוון רחב של פתרונות תקשורת המאפשרים לעסקים להתנהל מרחוק במגוון רחב של דרכים: שירותי טלפוניה, שיחות בינלאומיות חסכוניות לחו"ל ולישראל, מספרי DID לגיבוי מספר ישראלי, אפליקציית OmniPhone המהווה שלוחה של מערכת הטלפוניה הארגונית שלכם ועוד.