בעולם הדיגיטלי של ימינו גם עסקים קטנים ובינוניים יכולים ליהנות מנוכחות דיגיטלית מרשימה שלא נופלת מזו של ארגונים גדולים וותיקים יותר ולייצר רושם של "מיליון דולר". בעזרת שימוש בכלים הנכונים לניהול מידע ושילוב פתרונות תקשורת חכמים המערבים תהליכי אוטומציה, ניתן לחסוך בטווח הארוך משאבים וכספים וכן לספק שירות איכותי ומקצועי עבור מכסת לקוחותיכם.
חשיבותה של נוכחות מקוונת
את הנוכחות הדיגיטלית של כל עסק ניתן לחלק לשני סוגים עיקריים: מיתוג, חיזוק הברנד – כלומר כל מה שנוגע לאתר, עיצוב ידידותי למשתמש, שפה ויזואלית, שכל החומרים השיווקיים היוצאים ללקוחות "ידברו" באותה שפה עיצובית וכיו"ב. הסוג השני ומשמעותי לא פחות הוא נוכחות דיגיטלית וגם בגזרה המקוונת צריך לשים דגש על שפה מיתוגית זהה. כיום, ברור לכולם שעסק לא יכול להצליח מבלי לתחזק נוכחות מקוונת ואיכותית ברשת, אולם חשוב להביו כי נוכחות איכותית כוללת הרבה יותר מפעילות ברשתות החברתיות וגרפיקה מושקעת.
חשיבות מיוחדת עבור עסקים קטנים ובינוניים
כל עסק המעוניין לצמוח ולהתפתח נתקל לא פעם באתגרים שונים שמקורם בצורך להציג ללקוחות תדמית מרשימה, שתאפשר תחרות שווה מול המתחרים בשוק וחברות ענק. נוכחות דיגיטלית הבנויה נכון, כוללת שימוש בכלים חכמים יכולה לסייע בדיוק בתחום זה, שכן בעידן הדיגיטלי ישנן מגוון פלטפורמות שהופכות את גודל העסק, מיקומו וכיו"ב ללא רלוונטיים, או לפחות רלוונטיים מבעבר. כך, ניתן למשל לנהל צוותים מרחוק בקלות, לאפשר ללקוחות מגוון ערוצי תקשורת יעילים וניהול טוב יותר של נתונים כמו לידים, הצעות מחיר ואף נתוני לקוח, לסנכרן את מערכות הטלפוניה בארגון עם המערכות הממוחשבות שמירת המידע על שרתי ענן ועוד.
מה הופך נוכחות דיגיטלית לאיכותית?
כלים דיגיטליים מתקדמים מאפשרים לעסקים לתת מענה יעיל יותר ללקוחות, ויעילות צריכה לבוא יחד עם רספונסיביות. מענה מהיר יכול להגיע בזכות שילוב מספר אלמנטים החל מניהול יעיל וחכם של תור ממתינים (שנעסוק בו בהמשך), ועד לקבלת מידע ומענה מקוון מבלי להצטרך להגיע לנציג טלפוני אנושי ולעיתים אף מבלי להתקשר לבית העסק. בנוסף, יש מגוון כלים לייעול תהליכים מאחורי הקלעים, מה שכמובן יסייע ללקוחות בטווח הארוך והקצר כאחד. כלים אלו כוללים מערכות חכמות לניהול חשבונות וגביה, אחסון וניהול יעיל של תיקי לקוחות, כלים לניהול צוותים מרחוק ועוד.
הנה שני כלים שימושיים ומומלצים:
- ניהול צוותים ומשימות מרחוק ומקרוב
אחד האתגרים המשמעותיים ביותר עבור עסקים כיום, במיוחד בישראל (אבל לא רק) הוא כל נושא ניהול הצוותים מרחוק וניהול פרויקט. כמו כן, אפשרויות התקשרות יעילות, שעות עבודה גמישות, ניהול משימות עליהן עובדים כמה צוותים בקביל ומעל כל זה גם ניהול יעיל של הזמן. חשוב לציין, כי הקורונה היוותה תמריץ עבור עסקים רבים לאמץ וליישם מודלים שונים של עבודה מרחוק מכורח המציאות, עם חלוף הזמן מודלים היברידיים אלו שינו את דפוסי העבודה, הן בקרב עסקים גדולים הכוללים עובדים רבים מקומות שונים בארץ (ואף בעולם), והן בקרב עסקים קטנים שהחליטו לוותר על זמן הנסיעה בפקקים כל בוקר ולאפשר לעובדים שעות עבודה גמישות יותר. כך או כך, מערכות חכמות לניהול צוותים הן בגדר חובה בזירה התחרותית של ימינו. אז אילו תכנות יאפשר לכם לנהל צוותים ומשימות בצורה הטובה ביותר? ובכן, תכנות כמו: Slack, Monday ו-Trello מהוות דוגמא לתכנות, אפליקציות או אפשרויות חינמיות מקוונות לניהול יעיל יותר של מידע מול הלקוחות.
- מרכזייה בענן וניהול תור ממתינים
מערכת תקשורת וטלפוניה המשלבת מרכזיה בענן, ומערכות מבוססות מחשב יביאו את העסק שלכם לקדמה הטכנולוגית. קיימים מגוון פתרונות תקשורת לעסקים. שילוב נתב שיחות חכם וניהול תור ממתינים וירטואלי הם חלק מהכלים שהמרכזיה בענן מאפשרת. תור ממתינים הוא אותו תור שכולנו מכירים כשאנו מנסים להתקשר לבנק, לקופת החולים, לעסק או לחנות שהזמנו ממנה מוצר אז גם כאשר ישנם מספר לקוחות המתקשרים לבית העסק ניתן לנהל תור. זהו תור וירטואלי שאינו נראה כמו התור לבנק, שהמענה לממתינים מוגדר לפי סדר כרונולוגי או לפי הגדרות אחרות שנקבעו כגון: מי יהיה VIP, לאפשר שיחה חוזרת כשמגיע התור למי שממתין ועוד. אם עד כה עסקנו בכלים מקוונים המאפשרים לנהל מידע או לתת מידע באופן מקוון וכמעט ללא צורך במענה אנושי, כאן ברצוננו לעסוק דווקא במקרים בהם יש צורך בניהול תור ממתינים. המרכזייה בענן מהווה יתרון לעסק שכן איננה תוספת מקום פיזי ואין כל התקנה בשטח. כמובן שניתן להתאים באופן אישי לצרכי העסק ולצרכים משתנים ודינמיים את המרכזיה הטלפונית בענן. כפועל יוצא, העסק יכול לגדול ולצמוח ובמיידי ניתן להגדיל את מספר השלוחות במרכזיה. בזכות מערכת הטלפוניה אתם הופכים את העסק שלכם לזמין בכל מקום ובכל עת, למקצועי ושירותי ומייצרים רציפות עסקית.
