אם אתם שוקלים לעבור למשרד חדש, כדאי לנצל את המעבר לשדרוג מערכות התקשורת והטלפוניה בארגון ולשפר את פעילות העסק כולו. במאמר נביא לפניכם מגוון דרכים לניצול מעבר המשרד לשדרוג העסק והתאמתו לצרכים המשתנים של הלקוחות והעובדים.
זה הזמן לייעל את השימוש במרחב
אם כבר עוברים למשרד חדש, מומלץ לבחון אפשרויות שונות לחלוקת אזורי העבודה, תוך ניצול מיטבי של החלל הכולל. שימוש נכון במרחב יוכל לסייע לעסק בתחומים רבים: חלוקה נכונה יכולה להפוך המשרד לידידותי ומרווח יותר עבור כלל העובדים. בחירה במרכזיה בענן תחסוך מיקום פיזי של חדר שרתים, שכן המרכזייה מבוססת שרתי ענן ואין כל צורך במיקום פיזי. בשל כך, ניתן לחסוך במקום על ידי יצירת חללים גמישים, חלוקה יעילה יותר של המשרד לפי צרכי העסק המדויקים יכולה אף לסייע בפרודוקטיביות העבודה ועוד. אז איך מיעלים את השימוש בחלל המשרדים? ובכן, השלב הראשון הוא הקצאת מקומות לשימושים שונים לפי הצרכים האמיתיים של העסק. אם למשל, לעסק אין חדר ישיבות נוח, מאובזר ומרווח, ייתכן שהדבר יפגע בנכונות העובדים להתכנס ולהשתתף באותן ישיבות. ניתן לומר זאת גם על חללי המתנת לקוחות וכד'. בנוסף, חשוב לשים דגש מיוחד על חללי עבודה גמישים. חללים שכאלה נועדו לשרת מספר מטרות ולכן, הם צריכים להיות מותאמים למאפיינים כמו: מספר העובדים, הקרבה של חללי העבודה הגמישים לשאר המשרדים וגודל החללים עצמם. בנוסף, אם גם העסק שלכם אימץ מודל של עבודה מהבית, ניתן אף לבחון אפשרויות לחיסכון במקום על ידי יצירת חללי עבודה המשרתים עובדים שונים בזמנים שונים.
עבודה מהבית וניהול צוותים מרחוק
מעבר למשרדים חדשים מאפשר לאמץ מודלים חדשניים של עבודה היברידית, ובכך לשקול לעבור למשרד מצומצם יותר בו עמדות העבודה אינן קבועות והחללים משתנים בהתאם לצוותים המגיעים כל יום למשרד. עובד המגיע למשרד נרשם לחדר או לעמדה אותה הוא מעוניין לאייש והנכוחות היא לפי מקום פנוי. לצד זאת ועל מנת להצליח לנהל את הצוותים מרחוק שלבו בארגון מערכות לניהול מידע ונתונים, דשבורד לניהול נציגי המכירות והשירות בזמן אמת. מסכים המראים למנהל המשמרת מה הסטטוס של כל נציג, כמה שיחות ממתינות על הקו ודוחות לפי דרישה. מערכת מסוג זה מסייעת לפקח על יעלות העובדים מרחוק. לחברת אומניטלקום מוצרים ופתרונות רבים ומגוונים שנועדו לענות ממש על צרכים שכאלה, החל מפיקוח וניהול זמן העובדים מהבית, דרך כלים המאפשרים ניהול זמן יעיל יותר פר פרויקט ועד לכלים מתקדמים מאוד המאפשרים לנהל צוותים ופרויקטים משותפים, תוך תקשורת יעילה בין חברי הצוות, פגישות מקוונות ומתן משובים.
רעננו את הספקים
מיקור חוץ במשמעותו הפשוטה, הוא שימוש בספקים ונותני שירות חיצונים לעסק בעיקר בתחומי פעילות מחשוב, ניהול משרד ועוד. אם בעבר התקשרות עם ספקים חיצוניים הייתה יקרה יותר והרבה פחות יעילה ממה שהיא היום, כיום ישנן חברות רבות המציעות לעסקים קטנים וגדולים כאחד שירותי מיקור חוץ במגוון תחומים, ללא תלות בגודל העסק או מיקומו. שימוש בשירותי מיקור חוץ היא דרך נהדרת לייעל את פעילות המשרד הודות לכמה גורמים: לעיתים קרובות צרכי המשרד לא מצדיקים החזקת עובד במשרה מלאה או אפילו חלקית, חברות המתמחות בשירותי מיקור חוץ יכולות להעניק לעסק מגוון רחב של שירותים שעובד בודד לא תמיד יכול לבצע. בנוסף, אסור לשכוח גם את החיסכון הכלכלי לטווח הארוך, החל מחיסכון במקום ועד לחיסכון במשאבים כמו זמן חיפוש מועמדים וביצוע ראיונות עבודה, קליטת העובד לארגון על כל המשתמע מכך ועוד. אמנם, יש לבחור בשירותי מיקור חוץ איכותיים ובחברה אמינה כמובן, אך אין ספק כי עסק הבוחר בשירותי מיקור חוץ המותאמים לצרכיו נהנה ממגוון רחב של יתרונות.
שירותי ענן, מספר 1800 ותקשורת יעילה מול הלקוח
אנו חיים בעולם שבו שירותים רבים ניתנים באופן מקוון, אולם עדיין אין תחליף למענה אנושי בתחומים מסוימים. מתוך ההבנה העמוקה הזו, ישנם עסקים הבוחרים לתחזק מוקדים טלפוניים בהיקפים שונים, לצד תחזוק פלטפורמות דיגיטליות ומקוונות. אפשרות מתקדמת במיוחד עבור עסקים, היא ייעול המענה האנושי על ידי שימוש בטכנולוגיות מחשוב ענן, שילוב מערכות אוטומציה וניתוב שיחות חכם תוך חיבור המוקד למערכות ניהול מידע מתקדמות וייעול התקשורת מול הלקוח, החל מקיצור זמני המתנה ועד לשיפור בשלב המענה עצמו. כך למשל בחירת מספרי VIP או מספר 1800 המשולב עם טכנולוגיות מתקדמות יכול לסייע ולחזק את חווית השירות ללקוח. ניתן לאפשר הקצאת מספרי חיוג ישיר פנימיים בין שלוחות הארגון כך שלכל שלוחה יהיה מסר ישיר ויחד הלקוחות והעובדים נהנים מסביבת עבודה נוחה.
אחסון יעיל של נתונים
נצלו את המעבר למשרד חדש על מנת לבצע אינטגרציה חיבור והתממשקות בין כלל מערכות הארגון ERP ו CRM לצד מערכת הטלפוניה. אינטגרציה שכזו המבוססת סט כלי API תאפשר לרכז ולסנכרן את כל המידע ויומני השיחות במקום אחד על גבי שרתי ענן מאובטחים. שליפת המידע הינה מיידית וכמובן שיש אלמנט של חיסכון בעלויות ובמקום פיזי לכל הניירת שנחסכת. לאינטגרציה בין המערכות יתרונות רבים נוספים כמו שמירת היסטורית ההתקשרות עם הלקו, הקפצת כרטיס הלקוח עם כניסת השיחה והעברת הפרטים ישירות לשיוכו בCRM ועוד. לחברת אומניטלקום אינטגרציות למערכות רבות הקיימות בארץ ובעולם וכן ניתן בהתאמה אישית לבצע את אותם חיבורים למערכות ארגוניות בהתאם לצורך וזאת בזכות צוות פיתוח פנים ארגוני הקיים בחרה.
