מתכננים לעבור משרד?
איזה מרגש תתחדשו!
אך, האם חשבתם על תכנון שלבי המעבר?
מעבר משרדים הוא פרויקט מורכב שיש להיערך אליו. הדבר אינו מסתכם רק בסגירת חברת ההובלה, הוא טומן בחובו הוצאות כלכליות רבות אליהן יש להיערך בצורה מיטבית. חשוב להישאר מפוקסים, ומחוברים כדי לשמור על רציפות עסקית עם הלקוחות גם ביום המעבר.
במאמר זה נסקור מה כדאי לעשות ב- 3 שלבים:
1. לפני המעבר
2. בסמוך למעבר
3. ביום המעבר עצמו
1. לפני המעבר
תכנון תשתיות– חשוב לתכנן מראש את המעבר ולשתף את אנשי ה- IT, המחשוב המלווים את העסק. מומלץ אף להביא אותם למיקום החדש לבצע סקירה של התשתיות לשם תכנון והבנת הצרכים. האם יש צורך למשל בהוספת נקודות רשת, שקעי טלפון, שקעי חשמל ועוד. מומלץ לקחת בחשבון מעבר לתשתית של מרכזית IP מתקדמת שאינה דורשת כל התקנה. חשוב להכין את חיבור התשתיות לפני המעבר עצמו.
איפיון שימושים– לאיזו מטרות אתם משתמשים באינטרנט בעסק, איזה רוחב פס קיים אצלכם כיום, האם מתבצעת עבודה מרחוק, מהבית, ממחשבים ניידים, מטלפונים ניידים? הבינו מה הצורך.
התייעלות עסקית– בדקו את החידושים בתשתיות ובתחום פתרונות התקשורת, אינטרנט, שרתי ענן ומרכזיה בענן שיכולים לשדרג את טיב השירות ולהוזיל עלויות עתידיות.
- שרתים בענן- זוהי הזדמנות מצוינת להעביר את הגיבוי של המשרד לשרת בענן המאחסן את כל המידע באופן אמין ומאובטח. הדבר יחסוך עלויות והקצאת מיקום פיזי בעסק החדש. במקום חדר שרתים תוכלו לנצל את השטח ולייצר פינת "זולה" לעובדים, פינת המתנה ועוד.
- מעבר למרכזיה בענן- מעבר תשתיות התקשורת הוותיקות לתשתיות IP וירטואליות המבוססות ענן. מדובר במעבר לתקשורת אחודה- כלומר, רשת אינטרנט אחת לכלל הצרכים- ניהול, הוצאה וקבלה של שיחות ומחשוב. התקנה של Omnicloud מרכזיה בענן מבית אומניטלקום, תחסוך עלויות רבות, מבטלת את הצורך ברכישת חומרה ולא מצריכה התקנה של שרתים פיזית במשרד ותחזוקתם.
בחירה במרכזיה בענן מעקרת את הצורך והתלות בקווי הטלפוניה המסורתיים. הטלפונים במשרד עוברים להיות תחת שירותי התקשורת בענן VOIP ((Voice over IP, המשמעות הינה העברת גלי קול על גבי רשת האינטרנט בטלפוני SIP.
מדוע כדאי להתקין במשרד החדש מרכזייה בענן?
למרכזיה בענן מספר יתרונות בולטים ביניהם:
- גמישות וניידות- מתאפשרת עבודה הן מהמשרד והן מכל מקום בארץ ובעולם.
- העלאת תפוקות– ניתוב השיחות, ניהול תור ממתינים וניהול הפעילות העסקית יאפשרו לכם בקרה מתמדת והעלאת תפוקות העסק.
- חיסכון כלכלי– עלות חודשית נמוכה בהשוואה למרכזיה האנלוגית המסורתית. מתבטלות שלל עלויות נלוות לציוד והתקנה לצד רכישת חומרה בעת המעבר למרכזיה בענן.
- רשת מאובטחת– גיבוי תדיר ממוגן ומאובטח.
- חיבור מיידי- התקנת המרכזיה מתבצעת בדקות בודדות ולכן אף לקוח לא ירגיש במעבר.
- מאפיינים מגוונים– לרשותכם מגוון אפשרויות לשילוב פיצ'רים ויכולות של המרכזיה כגון: הקלטת שיחות, נתב שיחות, מוזיקת המתנה, מענה קולי, זיהוי קולי, שיחות ועידה מרובות משתתפים, ממשק ניהול, התממשקות ל- CRM ועוד.
והכי חשוב באומניטלקום – שירות לקוחות אנושי. נציג ילווה אתכם בכל שלבי ההליך כך שהחלק הטכנולוגי שבמעבר יעבור חלק ומאורגן.
2. בסמוך למעבר
עדכון– מומלץ לשלוח ללקוחות ולספקים מייל המעדכן בדבר המעבר. ניתן לשלב שליחת SMS אוטומטי שישלח בבוקר המעבר. רצוי לעדכן גם את הרשויות, הספקים ונותני השירות בהחלפת הכתובת. כך למשל: דואר ישראל מאפשר שירות עקוב אחרי ומעביר את המכתבים לתיבה החדשה.
סריקת מסמכים ומיון- לפני שאתם אורזים את חפציכם האישיים ואת הניירת המשרדית זה הזמן לבצע סדר ומיפוי. קחו אתכם למשרד החדש רק דברים הכרחיים הנמצאים בשימוש. זו הזדמנות לנהל "מבצע טכנולוגי" ולסרוק את כל הניירת לתיקיות ממוחשבות.
3. ביום המעבר עצמו
גייסו את העובדים– וודאו שיש נציג במשרד החדש ונציג במשרד הישן המלווים את המובילים. חשוב שכל עובד יפרוק את הציוד שלו ויוודא שהכל עבר בצורה תקינה.
אנשי צוות מקצועיים– חשוב שכל אנשי המחשוב ימשיכו ללוות אתכם עד להפעלת העסק באופן רציף במיקום החדש. חיבור עמדות המחשב המשרדיות במהירות יאפשרו מעבר חלק ויעיל.
