ביצוע גביית חשבון בשילוב תהליכי אוטומציה הינו צורך עולה ומתחזק בקרב בעלי עסקים וחברות. גביית חשבון אוטומטית מהלקוחות חיונית לשמירה על תזרים קבוע לעסק, ניהול חשבונות נכון ומסודר, הימנעות מחובות ועוד. אולם, גביית חשבון אוטומטית, והטמעת מערכת מתקדמת, בעלת יכולת ניהול לקוחות משלב השיחה הראשונית, מחייבת הכנה מוקדמת של החברה, הן בהטמעת מערכת גבייה מתקדמת שתסייע ללקוחות והן לעסק בתהליך עצמו.
לקוחות קבועים וקול סנטר
מטרתו של כל עסק היא ליצור תזרים קבוע וגבוה לאורך זמן. תזרים המזומנים החודשי הוא למעשה "עורק הנשימה"- התשתית שעליה מתבססת הפעילות העסקית, לפחות מבחינה כלכלית, שכן ללא תזרים קבוע עסקים עלולים למצוא עצמם במצב מתיש ומלחיץ בו צריך למצוא מקורות מימון שונים לטובת קיום הפעילות השוטפת. ישנן דרכים רבות ומגוונות לניהול ההכנסות המשתנות זו מזו בהתאם לסוג העסק, לתחום בו הוא פועל, להיקף הפעילות וכד', אך לפני הכל חשוב לנסות ולמצוא דרכים אשר יאפשרו את הכנסת התשלומים החודשיים באופן קבוע מן הלקוחות. בעלי עסקים מעדיפים (ובצדק) להשקיע משאבים בגיוס לקוחות איכותיים וקבועים, כאלה שיוכלו ליהנות מן המוצרים או השירות הניתן לאורך זמן. במקרה כזה, עסקים רבים בוחרים להפעיל קול סנטר (מוקד טלפוני) אנושי, אשר ישווק את המוצרים או יעניק את השירות וישמור על קשר עם הלקוחות הקבועים של העסק. כמובן שלקול סנטר יש מגוון מטרות ותפקידים המשתנים מחברה לחברה, אולם בהקשר שלנו למוקד הטלפוני ישנה חשיבות עצומה בהיותו הכתובת עבור הלקוחות.
גבייה אוטומטית וחשיבותה
על מנת לייעל את תהליך הגבייה מומלץ לשלב בעסק מערכת חכמה של גבייה. בעבר, המערכות לא היו אוטומטיות אך כיום קיים מגוון רחב של כלים טכנולוגיים המאפשרים לעסקים לגבות תשלום מלקוחות באופן קבוע, בהתאם לצרכי העסק, השירות ועוד.
אז מדוע הגבייה האוטומטית היא כה חשובה?
- גבייה שאינה אוטומטית תחייב אתכם או את הנציגים בקול סנטר ובהנהלת החשבונות ליצור קשר באופן אישי עם הלקוחות בתחילת כל חודש, לבזבז זמן יקר ומשאבים בטווח הקצר והארוך, ולייצר עומס שיחות וחוסר פניות של הנציגים לנושאים שאינם גביה. קיימים מקרים רבים בהם עסקים נאלצים "לרדוף" אחרי לקוחות שאינם משלמים בזמן או אחר לקוחות בעלי חוב נגרר.
- גבייה אוטומטית מסייעת גם ללקוחות. כאשר הם מתחייבים לשירות מסוים או למוצר שעליו הם צריכים לשלם באופן קבוע, התשלום האוטומטי עדיף גם להם, בייחוד על פני האלטרנטיבה של דאגה לתשלום מדי חודש באופן עצמאי.
- גבייה אוטומטית מסייעת גם בתחום ניהול החשבונות של העסק. תשלומים חודשיים המגיעים "בתפזורת" ומחייבים עריכת סדר מחודש בכל פעם עלולים להקשות על ניהול חשבונות העסק, לעומת מצב בו קיימים לקוחות רבים המשלמים סכומים קבועים בכל חודש ובאופן מסודר.
איך ניתן להכין את מערכות העסק לגביית חשבון אוטומטית?
חשוב לבסס בעסק תשתית טכנולוגית מסודרת וחכמה על מנת לאפשר גבייה מהלקוחות בשיטה של תשלום אוטומטי. ממשק גביה קל ונוח לשימוש יאפשר ללקוחות לשלם את החשבונית החודשית ולארגון לנהל את התשלומים ברמה הארגונית. לצד זאת חשוב להכין גם את מערכות העסק מאחורי הקלעים: כמה לקוחות קיימים יש, על מה הם משלמים/עתידים לשלם, נתוני לקוח וכד'. מערכת הגביה יכולה להוות נושא למאמר ארוך בפני עצמו. אולם, בכל הנוגע לניהול נתוני הלקוח בעסק עצמו, חשוב להבין כי מדובר בתשתית שלמה המתחילה כבר בשלב השיחה הראשונית מול הלקוח, באמצעות הקול סנטר ועד לשלבי הטיפול והשמירה על הקשר עם הלקוח, לעיתים לאורך שנים.
מרכזיה בענן
מרכזיה בענן מהווה פתרון תקשורת טלפוני המיועד לעסקים, ומבוססת מחשוב ענן. באופן מעשי המרכזיה מאפשרת אינטגרציה למערכות הקיימות בארגון, בכל אחת מהמחלקות. כך מתבצע סנכרון וכל המידע הארגוני שמור במקום אחד וכולל אף הקלטות של כל השיחות הנכנסות והיוצאות דבר החשוב מאוד לתהליך הגביה והשיח מול הלקוחות. בנוסף המרכזיה בענן מאפשרת להתחבר למשרד מרחוק ומכל מקום גיאוגרפי ובכך לנהל את כל הגביה בכל מקום ובכל עת.
מדוע מרכזיה בענן יכולה לסייע בתחום הגבייה מהלקוחות?
תחום הגבייה מהלקוחות הולך יד ביד עם ניהול נתוני הלקוח באופן קבוע. בהנחה שעסקים מעוניינים לדעת בכל עת איזה לקוח משלם על מה, ובהנחה שהנציגים בקול סנטר מעוניינים לתת ללקוח נתונים עדכניים בזמן אמת, יש לבסס בעסק מערכת מתקדמת שתסייע לכם לנהל קשר רציף עם הלקוחות, תוך אחסון הנתונים בצורה מסודרת ואמינה. כאן בדיוק נכנסת לתמונה טכנולוגית המרכזיה בענן. המרכזייה בענן היא מעין "הדור הבא" של טכנולוגיית המוקדים הטלפוניים. היא מאפשרת לעסקים לשלוט על נתונים שונים בזמן אמת ובפרט, נתונים הנוגעים ללקוח. טכנולוגיית המרכזיה בענן מאפשרת גם לנציגים לתת שירות יעיל יותר ללקוחות, שכן באמצעות מערכות מתקדמות נוספות, הנציגים יוכלו להפיק נתונים שונים מהמערכת ללא צורך בזיהוי לקוח מחודש, חיפוש נתונים במערכות אחרות וכד', בהתאם למערכת שתיבחר ותותקן על ידי העסק.
לסיכום, אין ספק כי על עסקים להשקיע בתשתית המתאימה בכל הנוגע לגבייה, לשירות ולשמירה על קשר רציף עם הלקוחות הקבועים. השקעה במערכות מתקדמות יכולה רק להיטיב עם העסק ולסייע בייעול ניהול הנתונים והתהליכים הקבועים והשוטפים בעסק.
