עולם העסקים הדינמי של ימינו בשילוב ההתפתחות הטכנולוגית המואצת, מאפשר לחברות וארגונים להתפתח לשווקים מעבר לים ולהיעזר בעובדים, אנשי מקצוע ושירותים מגוונים הרחוקים גיאוגרפית אחד מהשני על מנת לצמוח.
בדרך ישנם לא מספר אתגרים שצריך לצלוח. והגדול מביניהם, איך להתנהל בצוות עבודה גלובלי. היום נדבר על מגוון כלים טכנולוגיים, הכשרה מותאמת ותקשורת נכונה בין חלקי הצוות השונים. שנתחיל?
מי בנוי לזה? איזה עובדים לחפש?
עבודה בצוות גלובלי הינה אתגר משמעותי שלא כל עובד בנוי אליו, גם אם יעבור את ההכשרה הטכנית האיכותית ביותר. עצם הצורך בהתאמת הרגלי העבודה למצב בו הקולגות הינם מעבר לים, דורש השקעה רבה, יכולת למידה וגמישות מחשבתית שתסייע לפתור בעיות ואתגרים שיצוצו בדרך. הנה כמה תכונות רצויות לעובדים בצוותים כאלה:
- מחויבות לצוות – על חשיבות המחויבות של העובד למשימות המוטלות עליו ניתן לדבר רבות, אולם בכל הנוגע לצוותים גלובליים עובדים נדרשים להתאים את עצמם מבחינות שונות כגון קיום פגישות בשעות לא נוחות בהתאם ללוחות הזמנים השונים, תקשורת רציפה עם אנשי מקצוע רחוקים שמעולם לא פגשו ואף מדברים בשפה שונה ופיקוח על משימות אשר תלויות באותם קולגות מעבר לים. ללא מחויבות רבה לארגון, לצוות ולהשגת המטרות המשותפות יהיה קשה מאוד לעבוד יחד ולהגיע ליעדים.
- חשיבה מחוץ לקופסא – קיימים עובדים אשר חשיבה יצירתית באה להם בקלות, בעוד שיש כאלה שלא. בצוותים גלובליים, העובדים נדרשים לא פעם למצוא פתרונות יצירתיים ולחשוב מחוץ לקופסא, לרבות עניין הגמישות המחשבתית שהזכרנו. בקיצור, ללא יכולת לחשוב מחוץ לקופסא יהיה קשה מאוד לפתור בעיות עם צוותים בעלי תרבות והרגלים שונים.
איך בוחרים מרכזייה לעבודה גלובלית?
מרכזיה אחת בענן, Direct Inbound Dialing, Multi device technology, אלו מושגים שאתה חייב להכיר!
מרכזיה אחת בענן היא טכנולוגיה חדשה אשר מבוססת על רשת האינטרנט, ללא תלות בהתקן פיזי. כשמערכת הטלפוניה בעסק כולו מבוססת על רשת האינטרנט, ניתן לתקשר יותר בקלות ובזול יותר מכל מקום בעולם לכל מקום בעולם, לחבר מערכות הנמצאות במרחק גיאוגרפי רב למוקד אחד ובנוסף, מערכות מתקדמות אף מאפשרות חיבור למגוון מכשירים מוביילים והוספת קווים נכנסים נוספים בהתאם לצורך.
טכנולוגיה מקבילה שיכולה לסייע לתקשורת אופטימלית ככל הניתן היא: direct inbound dialing,
מספר טלפון וירטואלי המאפשר לנהל שיחות המבוססות על רשת האינטרנט ולא על רשת קווית ללא צורך ברכישת חומרה טלפונית קיים ובניהול שלוחות ומספרים בעלויות נמוכות. בנוסף, ניתן לשלוט בקידומת הגלובלית שתופיע אצל המקבל.
בראייה רחבה, המעבר לטכנולוגיות תקשורת המבוססות על רשת האינטרנט יכול לסייע רבות בהקמה וניהול צוותים גלובליים, מכיוון שהוא מקל על אתגר גדול שהוא תקשורת נוחה בין חלקי הצוות השונים והקמה פשוטה וזהירה מבחינת עלויות ככל הניתן.
אחרי שגייסנו את העובדים האופטימליים ובחרנו מערכת אופטימלית- מה השלב הבא? יישור קו ראשוני גלובלי בין כל הצוותים
עבודה בצוות גלובלי יכולה להיות שונה כמעט לחלוטין מעבודה בצוות מקומי מכמה בחינות: ראשית, מבחינה טכנית קיימים הבדלי שפה, תרבות, זמנים ושאר הבדלים אשר מחייבים התאמה מסוימת מבחינת הצוותים שעובדים יחדיו. רבים מסכימים כי עבודה בצוות גלובלי היא דווקא יתרון משמעותי המכין את האדם לעולם הדינמי של שוק העבודה כיום, אולם אין ספק שקיים קושי בעבודה משותפת הכולל לוחות זמנים שונים, שפה שונה וכו'.
לכן, השלב הקריטי והחשוב בגיבוש צוות גלובלי הוא ההכשרה הראשונית, אשר צריכה לכלול לא רק את ההכשרה לעבודה עצמה (במידה ומדובר באנשי צוות חדשים בארגון) אלא גם הכשרה משמעותית בנושא עבודה בצוותים שמצד אחד נדרשים לעבוד יחד, ומצד שני רחוקים גיאוגרפית ומטבע הדברים, מחייבת את התאמת שעות העבודה או הפגישות, דרכי ההתקשרות ושאר הרגלים שיביאו את הצוות בסופו של דבר לעמידה ביעדים שהוצבו לו.
מכאן ואילך- בקרה! חלק א' איכות הקלטת השיחות
שיחות מוקלטות הינן משאב לכל דבר ועניין, שיכול להקל על העברת המידע בתוך הצוות עצמו ולחסוך זמן ומשאבים שונים. אולם, למרות שטכנולוגיית הקלטת שיחות נחשבת ללא מתקדמת או חדשנית במיוחד, לא כך הוא הדבר! עבור צוותים גלובליים מומלץ להיעזר בטכנולוגיה חדשנית ואיכותית של הקלטת שיחות ככל הניתן! תיוקן ושמירתן הוא הכרח ועצם גישה נוחה ואבטחת המידע לשיחות שהוקלטו בצורה איכותית הוא קריטי לסייע לאנשי צוות שלא יכולים לשמוע את השיחה בזמן אמת וצריכים להיעזר במידע הקשור אליה.
בקרה חלק ב' מפגשי ריענון ועדכון חומרי הלמידה
ידוע שכל ארגון, בכל תחום שהוא, נדרש לריענון מידע ועדכוני צוות שוטפים בנוגע לטכנולוגיה, מטרות חדשות, תנאים שהשתנו בשוק או בתחום העבודה הספציפי וכן הלאה. בצוותים גלובליים הצורך במפגשי ריענון מידע הוא אפילו משמעותי יותר, היות ופעמים רבות יש צורך להתחשב באירועים שונים המאפיינים שוני בין השווקים. מעבר לכך, זוהי דרך נוספת לצמצם עד כמה שניתן את פערי המידע הקיימים בין אנשי הצוות, יש לוודא שהמידע שניתן לכולם הינו אחיד גלובלית וליידע את כל הצוותים שעליו יש להתבסס באופן קבוע. בעולם של ימינו, ואם יש לכם מערכת אופטימלית, אתם כבר יודעים שניתן לקיים שיחות ומפגשים וירטואליים בקלות יחסית אז למה שלא לקיים מפגשים שכאלה בתדירות קבועה?
טיפ זהב גם לא לצוותים גלובליים: פורטל למידה חכם
פורטל למידה הוא מעין מאגר למידה חכם המאפשר לעובדים לדלות מידע החשוב להם, בהתאם לרצון הארגון. חשוב להכניס לפורטל הלמידה כמה שיותר מידע חיוני ולהנגישו לאנשי הצוות. ניתן להכניס מידע בשפות שונות, להכניס סוגים שונים של מידע כתוב, מידע מצולם וכד'. בנוסף, כדאי לנהל את המידע בפורטל עצמו על פי צוות ועל פי צורך מסוים, מהלך זה נועד על מנת למקד ולהקל את החיפוש על העובדים. זמן זה כסף! לכן שימו דגש מיוחד על שלב התאמת המידע לכל חלקי הצוות ועל נוחות הגישה למידע. בשלבי הבקרה יעלו צרכים והזדמנויות לשיפור. אפשר לתת מענה באיזה תדירות שתבחרו דרך הפורטל, להפנות את תשומת לב העובדים לחידושים ושיפורים באופן יומיומי וגישה גמישה בהתאם לצרכים שלהם.
