לכל ארגון עסקי כיום יש מערכת תקשורת כזאת או אחרת. גם אדם עצמאי שעובד לבד בעסק שלו עושה שימוש בטלפון, במחשב ובאינטרנט לצורך שיווק ופרסום, לצורך התנהלות מול לקוחות, התנהלות מול ספקים, יצירת שת"פ או כל דבר אחר. ודאי כאשר מדובר בארגון מרובה עובדים שבו יש הצורך לתת מענה ללקוחות, לעקוב אחר הפעילות והעובדים בארגון בצורה יעילה ונוחה יותר ולאפשר לעובדים גם סביבת עבודה נוחה ויעילה יותר הן לצרכים פנים ארגוניים, הן לצרכי מתן שירות לקוחות טוב ועד להתייעלות העבודה בארגון, חיבור לתוכנות וכלים חשובים נוספים ועוד.
סוגי מערכות תקשורת
בחירת מערכת תקשורת מתאימה לארגון שלנו היא לא משהו שאנו רוצים להקל בו ראש. בסופו של דבר יש הרבה חברות המציעות מערכות תקשורת לארגונים ויש כמה סוגים שונים של מרכזיות. שני סוגי המרכזיות הנפוצים ביותר אלו מרכזיות הבנויות על תשתית פיזית ומערכת IP המבוססות על חיבור לאינטרנט והתנהלות בענן.
מרכזיית IP לעסקים היא מרכזיה העושה שימוש ברשת האינטרנט כדי לאפשר לעובדים בעסק לבצע את העבודה דרך הענן. הכוונה היא לכך שהכול מנוהל דרך האינטרנט, החל משיחות, הקלטות, ניתוב ושלוחות שונות, אפליקציות וכלים שונים המחוברים למערכת ועוד. אפשרות זו פופולרית וטובה יותר מתשתית פיזית של תקשורת ויש לכם כמה וכמה סיבות המוצגות כיתרונות של מערכות תקשורת לארגון.
היתרונות של מערכת IP לארגון
- ראשית – ההתקנה היא מאוד פשוטה, קלה ומהירה וללא צורך בהמתנה לנציג. ניתן להוריד תוכנה מהאינטרנט, להתקין אותה על המחשב ואפילו להיעזר בתמיכה טלפונית או דרך צ'אט באינטרנט כדי להשלים את ההתקנה והחיבור למערכת.
- ניתן לקבל הדרכה סבלנית ונעימה משירות הלקוחות של החברה ממנה שכרתם את השירות (לדוגמה אומניטלקום).
- במקרה של תקלה ניתן לפתור אותה דרך הטלפון ובאמצעות האינטרנט כיוון שהתקלה תהיה תקלת תוכנה ולא תקלת חומרה פיזית שתצטרכו להתעסק אתה.
- העלויות של השימוש במערכת יהיו נמוכות יותר מאשר בנייה ותחזוקה של מערכת תקשורת פיזית.
- שיחות לחו"ל ובכלל לא יעלו לכם כלל כסף או שהעלות תהיינה בתוספת מזערית לחלוטין.
- מרכזיית IP הפועלת בענן תגבה את כל התכנים, ההקלטות, השיחות ומספרי הטלפון של הלקוחות והעובדים שלכם, כל מה שבוצע במהלך יום העבודה, השבוע, השבוע והשנה. תוכלו למצוא שיחות מוקלטות לצורך בקרה ושיפור איכות השירות, לצורך מעקב אחר עובדים או לכל צורך אחר. הכול מגובה.
- ניתן לרכז מגוון כלים ושימושים שונים במרכזייה ולחבר אותה לכלים ושירותים נוספים.
- מערכת שירות ידידותית, קלה לתפעול וכזו שאינה מצריכה ניסיון קודם.
שירותים נוספים במסגרת מערכת התקשורת שלכם
כאשר אתם ניגשים לבחור מערכת IP לארגון שלכם, כדאי לבדוק האם החברה מסוגלת לספק לכם שירותים נוספים במקום אחד ובכך לחסוך בעלויות מערכות התקשורת של העסק שלכם. לדוגמה: מערכת CRM המחוברת למרכזייה, כמה שלוחות אתם יכולים לפתוח ואיך לנתב את השיחות ביניהן, האם תוכלו לנהל שיחות וידאו קבוצתיות? האם תוכלו לקבל מערכת זיהוי קולי? אילו עוד שירותים אתם צריכים? בדקו אותם מול חברת התקשורת שלכם.
