המטרה של כל עסק מקטן ועד גדול היא להקטין הוצאות ולהגדיל הכנסות. ללא ספק השגת היעד מחייבת תכנון תקציב הוצאות שנתי, צמצום הוצאות שאינן הכרחיות והובלת תהליכי ייעול ארגוניים. במאמר זה נציג 3 טיפים לחיסכון בעלויות השוטפות לכל חברה וארגון.
תכנון עתידי
עסקים קטנים ולמרבה ההפתעה לעיתים אף חברות וארגונים גדולים מתנהלים ללא תכנית תקציבית שנתית וללא תכנית פיתוח וצמיחה עסקית. חשיבותה של הכנת תכנית עתידית מהווה אבן דרך בהתייעלות כלכלית וכן אבן דרך לצמיחתה של החברה. כך למשל, כאשר בונים תקציב וודאו איתנות פיננסית, יש להגדיר את הצורך של כל מחלקה ומחלקה וצפי עלויות, שיעור הכנסות עתידות אל מול הוצאות וכו'. חשוב להגדיר בתכנית צפי לצמיחה עסקית ובתכנון תקציב אפשרויות למוכנות עבור תרחישים חיוביים ושליליים, למגמות בשוק, להשפעות הבורסה ושוק ההון על תחום פעילות החברה, לאירועים פוליטיים ועוד. חשוב לקחת יוזמה ולהכניס בתכנון השנתי סעיפים שיוצאים לטיפול ספקים חיצוניים וסעיפים אותם ניתן לבצע "In house" בארגון עצמו על ידי העובדים עצמם. ניתן להיעזר בחברות ייעוץ או יועצים מקצועיים חיצוניים לצורך ביצוע שלב התכנון ובניית התקציב.
עבודה מהבית
עם פרוץ מגיפת הקורונה העולמית, הוכרחנו לשנות הרגלי עבודה ומעסיקים רבים הבינו שעבודה מהבית אפשרית ואף לעיתים משתלמת מבחינה כלכלית לארגון. שילוב מודל עבודה היברידי מאפשר חיסכון בעלויות חשמל, מים ותפעולו השוטף של משרד. הכינו טבלת נוכחות ובה העובדים יכתבו וימלאו מי מגיע למשרד ובאיזה יום ועשו סבב בין העובדים. קבעו עוגן של הגעה למשרד למשל יום בו כל צוות הפיתוח מגיע יחד, מינימום 2 ימי עבודה מהמשרד יוגדרו כחובת נוכחות וכיוצב.
כיום מקובל מאוד לעבור לשיטות עבודה של אופן ספייס- מרחב עבודה שיתופי וללא מקומות קבועים לעובדים. קבלת שיטות עבודה אלו יאפשרו לעסק או לארגון שלכם לעבור למשרדים קטנים יותר ולחסוך בעלויות השוטפות. כמובן שחשוב לוודא עם מי שמגיע לעבודה פיזית שבסוף יום העבודה מונהג נוהל כיבוי אורות, כיבוי של מזגנים ומכשירים נוספים הקיימים וצורכים אנרגיה שלא בשעות הפעילות השוטפת, קרי במהלך שעות הערב והלילה.
שילוב מערכת מרכזיה בענן מאפשרת עבודה מכל מקום ובכל עת באופן מאובטח. מדובר במערכת טלפוניה חכמה מבוססת מחשוב ענן. היתרון למרכזיה בענן שאין צורך בהתקנה פיזית דבר החוסך מיקום במשרד או מאפשר מעבר משרדים קטנים יותר ואף חוסך בהוצאות תפעול ורכישת חומרה וכיוצא בזה. יתרון נוסף- הוא המיידיות להקמת שלוחה, (קו טלפון), נוספת כך שהעסק יכול לגדול ולצמוח ללא דאגה לתקשורת. המרכזייה בענן הינה מרכזיה וירטואלית המספקת פתרון המותאם לכל עסק לפי צרכיו, גמישות, רציפות עסקית ומסייעת בשיפור יעלות העובדים בארגון .
סנכרון הידע
פתרונות תקשורת מתקדמים, דיגיטליים וחכמים המספקים כלים לניהול אוטומציות יביאו לעליה בפרודוקטיביות של העובדים ולהתייעלות הארגון כולו. כיום ישנן טכנולוגיות המשלבות בינה מלאכותית ויכולות לסייע לעסק שלכם אל מול הלקוחות, הון במחלקות השירות והמכירה. ניהול נכון ובחירה מתאימה לצרכי העסק של פתרונות התקשורת המצויים כיום בשוק יעניקו חווית לקוח משולמת ללקוחות ונוחות וסיפוק מן העבודה לעובדים. עובד מאושר הוא עובד פרודוקטיבי ומה שמסייע לפרודוקטיביות היא הקדמה הטכנולוגית. חברת אומניטלקום מאפשרת ביצוע אינטגרציה, חיבור והתממשקות, בין המערכות הקיים בארגון למערכות הטלפוניה. כך למשל ניתן לחבר את מערכות ה- ERP וה- CRM בארגון אל מערכת הטלפוניה- למרכזיה בענן. הסנכרון בין מערכות התקשורת השונות בעסק שלכם מאפשר את ריכוזו של כל המידע הארגוני במקום מאובטח אחד. מעבר לפתרון תקשורתי מקיף וכולל את כל המערכות יסייע במניעת בזוז שעות עבודה ריקות, ובסיוע לעבודה יעילה שכן נציג שירות לא יצטרך לפתוח כמה מערכות במקביל ולהצליב מידע בין מערכת אחת למשניה. אחת מתועלות האינטגרציה בין מערכות הארגון זו היכולת להקפיץ מסך בעת שיחה נכנסת. בעצם נציג השירות עונה לשיחה וכרטיס הלקוח עולה ומופיע על גבי מסך ה- CRM והנציג יכול לפנות לשיחה בשם הלקוח ולראות בזמן אמת את היסטוריית הפניות והתפעול מול אותו לקוח.
לסיכום
כל בעל עסק או מנכ"ל של ארגון גדול יודע שיש דרכים רבות להתייעלות בין היתר הדרכת העובדים להתמקצעות וביצוע העבודה מהר ויעיל ללא פגיעה ברמת שירותיות, השוואות מחיר וקבלת מספר הצעות לפני שיוצאים לעבודה מול ספק חיצוני, מעבר משרד לשטח קטן יותר ועוד. במאמר זה בחרנו להציג שלוש דרכים מרכזיות לחיסכון והתייעלות בחברה המשלבות פתרונות תקשורת חכמים- פתרונות טלפוניה, סנכרון הידע ותכנון עתידי.
