אם בכל פעם שאתם מסובבים את ראשכם נראה שחדירה של טכנולוגיה חדשה הופכת את מערכת הטלפוניה הנוכחית שלכם למיושנת למדי ואתם מבינים שהגיע הזמן להשתדרג אך לא ממש יודעים מהיכן להתחיל, הגעתם למקום הנכון.
איך עושים זאת נכון? איך נדע איזה ספק לבחור?
הנה מספר דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת מעבר לשירותי מרכזיה בענן.
-
בחינת צרכים – בהווה ובעתיד
כשהלקוחות שלכם פונים אליכם לעסק – נסו לחשוב מה נקודות המפגש/ כאב שלהם בכל הנוגע למערכת הטלפוניה שלכם? וכיצד אתם יכולים להעניק להם פתרון? חשוב מאוד לערוך בירור יסודי ומקיף ולהבין מהם הנקודות בהן אתם יכולים להשתפר. בחנו זאת מול הלקוחות, הספקים והשותפים העסקיים שלכם וערכו רשימה מסודרת של הדברים העולים. ספק אחד יוכל לספר לכם על שיחות שלא נענות, שותף עסקי ישתף בזמן המתנה חריג ולקוח יכול לספר לכם מה עושים המתחרים ומדוע מדובר בפתרון נוח יותר עבורו. ככל שתאספו יותר מידע, כך יהיה לכם קל להגיע למסקנה מה לא עובד ולעבור לחלק השני – כיצד ניתן לשפר.
מומלץ בחום לערוך תשאול של העובדים בתוך הארגון, שאלו אותם מה הם צריכים מהמערכת שהיא אינה מספקת היום, אילו פונקציות היו רוצים לראות במערכת חדשה ומה בעיניהם היה מייעל את שרשרת התקשורת הפנים ארגונית והחיצונית בעסק. ערכו קבוצות מיקוד, סקרים וגם ראיונות אישיים עם חלק מהעובדים. כך תוכלו להגיע למסקנות הברורות ביותר ומכאן הדרך ליישום תהיה פשוטה הרבה יותר.
מבט קדימה: איך העסק שלכם יראה בעתיד?
לאחר הערכת הצרכים הנוכחיים, הגיע הזמן להסתכל על העתיד ולהבין ולתכנן לאן אתם מכוונים להצעיד את העסק. ככלות הכל, העברת ממשקי התקשורת לענן זוהי השקעה אפקטיבית למשך שנים קדימה. נסו לחשוב האם אתם רואים את העסק גדל ותצטרכו להוסיף עובדים? או שמא אתם לקראת צמצום בכוח אדם. האם העובדים יתנהלו בארגון פיזית או מכל מקום אחר בבית או בעולם ולכן הם עשויים להזדקק לטכנולוגיה שתאפשר להם ניידות (כזו התומכת בשיחות ועידה באודיו ובווידיאו, כמו גם שיתוף מידע "כבד" ועוד)?
זכרו שהציפיות שלכם וההשערות שלכם לגבי העתיד יכולים להפוך מהר מאוד לדרישה בשטח, וזה עשוי לקרות מבלי שתשימו לב. תמיד כדאי להיות מוכנים ליום בו העסק יתרחב והדרישות יעלו ולהקדים את הפער הזה מראש. בחנו זאת אל מול הטכנולוגיות המובילות היום, חשוב לבחור ספק מרכזיה בענן שיש לו ניסיון בעסקים גדלים ומתרחבים, שיוכל לאפשר לכם את הגדילה בעת הצורך בקלות מבלי שתיאלצו להתחייב מראש.
-
שילוב בין המערכת החדשה לתשתית הנוכחית
לאחר שצלחתם את השלב הראשון וזיהיתם את הצרכים הנוכחיים והעתידיים של העסק, הגיע הזמן לבחון את התשתית הקיימת בעסק אל מול מקצה השיפורים שתערכו בקרוב.
התחילו בבדיקת מלאי טכנית של כל פיסת חומרה ותוכנה שבבעלותכם. נכון, זו מלאכה סיזיפית אך היא תשתלם לכם בהמשך. בחנו: מהם האמצעים בהם משתמשים בארגון בשוטף? מה מהפתרונות אינו נתמך עוד ולכן לא שימושי בעליל?
כשהנתונים הללו בידיכם, השוו אותם לניתוח שערכתם בשלב הקודם (שלב הצרכים העכשוויים והעתידיים), כך יהיה לכם קל הרבה יותר להבין מה אתם באמת צריכים עכשיו כיצד לבחור ספק מרכזיה בענן.
אנו ממליצים בחום- אל תתפתו לטכנולוגיה הכי אופנתית, הכי עדכנית או זו שנשמעת הכי נוצצת. זכרו את המטרות הארגוניות שלכם והבינו באיזה אופן הפתרון המוצע יוכל לשרת אתכם בהווה ובעתיד.
-
עם האצבע על הדופק
הטיפ הזה נכון לכל נותני השירות שלכם, תהיו תמיד עם האצבע על הדופק ועקבו אחר התהליך, כל הזמן. אתם לא אמורים להבין את הניואנסים הטכניים בוודאי אם אתם מעבירים את מערך התקשורת ממרכזיה אנלוגית למרכזיה בענן, אך בהחלט חשוב שתבקשו מידע קריטי בנוגע לשינוי המתרקם.
כיצד עושים זאת נכון? הראו לספק המועמד כי ערכתם מחקר משלכם ואתם יודעים ומבינים מהם הצרכים של העסק, וכמובן עשו זאת תוך שאתם מדגישים שתשמחו לקבל הנחיות נוספות או המלצות מאיש מקצוע. לאחר מכן, בחנו את ההצעה המוצגת לכם ועשו כל שביכולתכם כדי להבינה לעומק. מה הפתרון המסופק? במה בא לידי ביטוי התועלת שבפיצ'ר הספציפי המוצע לעסק? נסו לקבל מהספק הפוטנציאלי כמה שיותר הסברים לכל שאלה. ספק סבלני שיכול להסביר ולהתאים את סל הפתרונות לצרכי העסק שלכ
